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Responsable, Opérations et Données

13 janvier 2022

 

Description du mandat
Sous l'autorité de la Gestionnaire, Finances et opérations, le ou la titulaire a le mandat de planifier, mettre en œuvre et superviser les activités opérationnelles de la Fondation liées aux programmes d’aide financière. Il ou elle sera appelé.e à collaborer à la gestion des projets de technologie de l’information, incluant, notamment, un nouveau système de gestion informatisé visant à rendre plus efficientes les opérations de l'organisation.

Description des fonctions
Gestion opérationnelle

  • Établir, mettre en œuvre et maintenir l'application de politiques et de procédures assurant l'efficience des opérations liées au cycle de traitement des demandes d'aide financière;
  • Développer les outils de suivi et de contrôle documentant pour chaque projet le passage à travers le cycle de traitement d'une demande d'aide;
  • En collaboration avec les responsables des programmes, superviser le flux du travail pour s'assurer du respect des normes et des délais dans le traitement des demandes d'aide, des rapports finaux, des paiements, etc.;
  • Jouer le rôle d'interface entre les différents services de l'organisation (équipes programmes, support technique et administratif, comptabilité, etc.) pour assurer la circulation de l'information et la fluidité des opérations;
  • Analyser et optimiser les différentes séquences annuelles des inscriptions et de traitement des rapports finaux;
  • Évaluer les prévisions d'achalandage et les besoins en ressources humaines aux programmes;
  • Mobiliser le personnel des programmes pour l’atteinte des objectifs opérationnels et le respect des échéances;
  • Collaborer à la gestion des projets en technologies d'information;
  • Assurer les suivis sur les différents enjeux et problèmes relatifs à l’infrastructure informatique et technologique auprès de nos fournisseurs de services.

Gestion de l’information

  • S'assurer de l'exactitude des données et des informations relatives aux demandes d'aide financière, de l’inscription à l'achèvement des projets;
  • Collaborer à la préparation des tableaux relatifs aux engagements des contributions d’aide financière;
  • Participer à l’élaboration et la mise en œuvre des formulaires des programmes dans une perspective d’efficience visant, notamment, l’assurance d’obtenir les données nécessaires aux différentes redditions de comptes;
  • Produire des données statistiques sur les programmes et les demandeurs;
  • S'assurer de la complétion et de l’archivage des dossiers d’aide et des dossiers maîtres des demandeurs.

Profil recherché

  • Détenir un diplôme universitaire de 1er cycle en administration ou dans une discipline connexe. Un diplôme de 2e cycle constitue un atout;
  • Posséder 5 années d'expérience et plus dans un poste de gestion des opérations;
  • Avoir des grandes habiletés de planification, d'organisation et de gestion;
  • Avoir une expérience dans la gestion de projets en technologies d'information;
  • Avoir une bonne connaissance de l'industrie musicale francophone (secteurs d'activités, programmes, institutions gouvernementales, associations professionnelles, etc.);
  • Connaissance et expérience dans le financement public, un atout;
  • Être capable de maintenir l'ordre des priorités;
  • Avoir de la rigueur et un sens du détail développé;
  • Avoir un fort esprit d’équipe;
  • Posséder de bonnes capacités de communication à l'oral et à l'écrit en français et en anglais;
  • Avoir une excellente maîtrise de la Suite Office, en particulier d'Excel (capacité à créer, manipuler et interpréter des tableaux croisés) - Connaissance de FileMaker, un atout;
  • Avoir une expertise dans l’élaboration de formulaires en ligne – Connaissance de Cognito, un atout.

Renseignements sur l’emploi
Musicaction offre un milieu de travail stimulant, un horaire de travail basé sur 35 heures par semaine en mode hybride et un programme d’avantages sociaux complet incluant un REER collectif. Nos bureaux sont situés sur le Plateau et sont facilement accessibles en transport en commun.

Période d’affichage : Du 12 au 26 janvier 2022

Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.

La Fondation Musicaction encourage les candidatures des membres des groupes visés par l’équité et celles des groupes minoritaires.

Pour déposer une candidature : gmoreau [at] musicaction.ca