Vitrines musicales - Volet 1 - Aide aux artistes en vitrine nationale

Évaluation des projets et attribution de l'aide: 

Lorsque le demandeur rencontre tous les critères et les conditions d’admissibilité du programme, le projet est approuvé par l’administration.

Conditions d'admissibilité: 

• Le demandeur et l’artiste visé par la demande doivent être canadiens.
• L’enregistrement sonore au soutien de la demande doit respecter les normes de contenu canadien et francophone.
• Les vitrines doivent avoir lieu dans le cadre d’un événement financé par Musicaction dans le programme Accès à la scène Québec ou au Volet 4 du présent programme.
• L’artiste donne une prestation non rémunérée d’au moins 20 minutes liée à son dernier enregistrement sonore ou projet de titres numériques.
• Projets non admissibles : Les projets ainsi que tout matériel promotionnel qui en découle ne peuvent contenir aucun élément de violence ou d’exploitation sexuelle grave ou gratuite, ne peuvent être ni obscènes, indécents, ou pornographiques selon la définition du Code Criminel et ne peuvent pas être de nature haineuse, diffamatoire ou autrement illégale.
• Le demandeur ne doit pas être en défaut de paiement.
• Si le demandeur est une entreprise, il doit fournir tous les documents requis pour constituer ou mettre à jour un dossier maître, notamment des états financiers rencontrant les normes en vigueur concernant les états financiers. De plus, si cette entreprise est en lien avec deux artistes canadiens associés et plus, elle devra remplir le formulaire Portrait de l’entreprise de Musicaction qui fera partie intégrante de son dossier maître.
• Une même demande ne peut être déposée à FACTOR et à Musicaction.

Délais de réalisation: 

Le dépôt du parachèvement est exigible deux mois suivant la fin de l’activité.

Dépenses admissibles et non admissibles: 

Dépenses admissibles

• Les dépenses sont admissibles à compter du dépôt de la demande.
• Les dépenses soumises lors de la demande sont assujetties à leur acceptation par Musicaction.
• Les dépenses admissibles sont déterminées selon les prix qui ont cours sur le marché.
• Règle générale, les coûts relatifs aux services fournis par le demandeur, sa société ou toute société apparentée dans le cadre du projet ne peuvent représenter plus de 25 % des dépenses admissibles. Musicaction peut exiger un descriptif de poste des employés pour lesquels des dépenses sont réclamées.
• L’aide couvre les dépenses de promotion ainsi que les dépenses relatives aux cachets, aux frais de séjour et de déplacement d’un maximum de cinq personnes selon les paramètres ci-après définis :

Frais de séjour et déplacement admissibles

Hébergement : la norme en matière de logement est la chambre individuelle dans des établissements commerciaux. Le remboursement, sur présentation des pièces, est fondé sur le montant maximum admissible suivant : 150 $ / nuit.

Un demandeur qui, lors de son séjour, réside dans un logement particulier non commercial peut toucher une aide pour un montant maximum admissible de 50 $ par nuit.

Transport : le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l’accessibilité. Les frais de transport local ne sont pas admissibles, à l’exception des frais raisonnables engagés pour se rendre au terminus, à la gare où à l’aéroport. À cette fin, le transport en commun, les navettes ou les taxis doivent être privilégiés. Les frais de stationnement ne sont admissibles que s’ils sont moins élevés que les coûts liés à l’utilisation des autres moyens de transport, en tenant compte également du taux pour le kilométrage qui pourrait être réclamé le cas échéant.

Les frais et montants admissibles, remboursables sur présentation des pièces (déclaration pour usage d’un véhicule particulier), sont, selon le moyen utilisé, les suivants :

• Avion : montant maximum admissible basé sur le tarif d’un billet en classe économique. Règle générale, cette dépense est admissible jusqu’à un mois précédant le dépôt la demande.
• Train et autobus : montant maximum admissible basé sur le tarif d’un billet d’une classe supérieure à la classe économique, si disponible.
• Location voiture : sauf pour le transport des artistes et musiciens en tournée de spectacles, le montant maximum admissible est basé sur le tarif de location d’une voiture de série intermédiaire. Les frais d’essence sont également remboursables.
• Véhicule particulier : le maximum admissible pour l’usage d’un véhicule particulier est fixé à 0,50 $ le kilomètre. L’itinéraire emprunté doit être le plus direct, sûr et praticable. Un remboursement ne doit être demandé qu’à l’égard des distances qu’il est nécessaire de parcourir pour la réalisation des activités prévues à la demande.

Per diem : les indemnités versées pour couvrir les frais de repas, de transport local et les faux frais (communications, eau, pourboires…) durant un déplacement ou un séjour sont des coûts admissibles. Au titre du remboursement, le montant maximum admissible est le suivant : 100 $ / jour.

Règle générale, les coûts sont admissibles sur déclaration du demandeur pour la période couvrant le séjour et le déplacement.

Lorsque des per diem sont réclamés pour les artistes, musiciens et techniciens en lien avec la présentation de spectacles, les pièces attestant le versement à ces personnes des montants réclamés pourront être exigées, conformément aux règles entourant les parachèvements.

Dépenses non admissibles

• Toutes dépenses réglées en argent comptant
• Échange de services
• Frais de pré-production de la vitrine
• Frais de vérification, frais légaux, frais d’infraction
• Taxes récupérables, impôts ou tous frais analogues
• Frais d’intérêts sur les retards de paiement
• Frais d’administration des fournisseurs

Dépôt de la demande: 

Le demandeur doit compléter le formulaire en format Excel, et le soumettre électroniquement, dûment nommé (Demandeur – Artiste-Événement – ICV1) à l’adresse suivante : inscription [at] musicaction.ca. Les documents requis suivants à l’appui de la demande doivent également être transmis :

• L’onglet Projet du formulaire dûment signé;
• La lettre d’invitation pour la vitrine.

Une demande incomplète sera jugée irrécevable et retournée au demandeur.

Lorsque le projet est accepté: 

• Le budget révisé fait partie intégrante du contrat de financement et toute modification importante doit être préalablement autorisée par Musicaction.
• Le financement gouvernemental total du projet, incluant Musicaction, ne peut excéder 100 % des coûts du projet.
• Règle générale, un premier versement correspondant à 50% du montant accordé est fait à la signature du contrat. Il peut être de 75 % lorsque le déplacement se fait par avion. Le dernier versement est effectué après analyse du parachèvement.
• Doivent apparaître à côté, mais distinctement, sur tout article promotionnel, matériel publicitaire, communiqué de presse, programme, page d’accueil du site Internet ou autre forme de communication écrite, imprimé ou en format électronique, le logo MUSICACTION et le mot-symbole CANADA, à moins que ce dernier ne s’y retrouve déjà.  Le logo MUSICACTION et le mot-symbole CANADA doivent être de taille, de durée et d’importance égales aux autres logos. Outre ce qui est précédemment mentionné, le demandeur s’engage à respecter toutes les obligations décrites à la section Mentions obligatoires et autres formes de reconnaissance.

Dépôt du parachèvement: 

• Le demandeur doit, au plus tard 2 mois suivant la fin de l’activité, soumettre par courriel à l’adresse para [at] musicaction.ca, son parachèvement en complétant le formulaire en format Excel transmis lors de l’acceptation du projet. Ce formulaire comporte un bilan des revenus et dépenses associés à la réalisation du projet, un tableau récapitulatif de chacune des dépenses encourues et un rapport d’activités.
• Le demandeur doit également transmettre tous les documents suivants :
  • L’onglet Projet du formulaire dûment signé;
  • Les attestations signées de l’artiste et des musiciens (onglet Attestations) ;
  • Les factures et preuves de paiement du transport aérien, s’il y a lieu
• Suite à l’analyse du parachèvement, le demandeur doit soumettre une copie de toutes les factures et preuves de paiement sélectionnées et exigées par l’administration.
• Règle générale, ce premier échantillonnage de pièces correspond à 50 % du moindre de ces deux montants :
  • Le total des dépenses soumises, présentées au bilan;
  • Le total des dépenses requises pour justifier le montant total de l’engagement, selon le pourcentage des dépenses couvertes par le programme.
• Pour chaque pièce non recevable, le montant correspondant est non admissible et coupé du bilan. D’autres pièces peuvent alors être requises pour atteindre le niveau de vérification exigé et, selon le cas, il pourra atteindre 100 % des dépenses soumises au bilan.
• Les originaux des factures et preuves de paiement doivent être conservés par le demandeur pendant une période de cinq ans suivant la fin du projet et sont exigibles en tout temps.
• Les preuves de paiement acceptées sont :
  • Chèques compensés ou imagerie de chèques
  • Copies des chèques et relevé bancaire où apparaît la transaction
  • Paiement Internet et carte de débit : relevé bancaire
  • Paiement par carte de crédit : relevé mensuel de la carte

PROGRAMME 20-21 - Révision du 20-06-18