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Événement à l’international

Tous les bénéficiaires d’un programme d’aide de Musicaction doivent respecter l’ensemble des mesures sanitaires les plus à jour mises de l’avant par les autorités gouvernementales qu’elles soient régionales, provinciales, du Canada ou de tout autre pays visité dans le cadre des activités financées.

Les risques liés aux déplacements effectués sont entièrement assumés par les bénéficiaires. Les dépenses ayant trait à une quarantaine obligatoire ne sont pas admises dans le cadre d’un projet financé. Cependant, des dépenses encourues avant l’annulation ou le report en raison de la COVID-19 d’une activité prévue d’un bénéficiaire peuvent être admissibles. Contactez l’équipe du programme visé si vous vivez une telle situation.   

Descriptif

Ce programme est destiné à des initiatives collectives visant le développement de la carrière d’artistes canadiens à l’étranger. Il soutient la présentation et la promotion de vitrines internationales visant les marchés d’exportation établis et propices au genre musical présenté. Les prestations doivent être présentées devant un public constitué de professionnels étrangers. Une priorité est accordée aux projets reposant sur une association avec un partenaire étranger. Les projets optimisant la présence des artistes sur les territoires visés par l’ajout de prestations, de rencontres d’affaires ou toute autre activité visant le développement des marchés internationaux ont également priorité.

Qui peut demander?

  • Événement ou organisme au Québec
  • Événement ou organisme de la francophonie canadienne
  • Toute autre entreprise dont l’activité principale est liée à l’enregistrement sonore, dans la mesure où le projet le justifie.

Aide maximale

Règle générale, l’aide maximale est de 60 000 $ par projet. L’aide ne peut en aucun cas excéder 75 % des coûts acceptés ou des coûts admissibles réels si ceux-ci s’avèrent moindres.

Le financement est assujetti à la disponibilité des fonds.

Évaluation des projets et attribution de l’aide

Les demandes sont évaluées selon une grille tenant compte des éléments suivants :

  • L’expérience des organisateurs dans la production de vitrines musicales;
  • La pertinence du choix de l’événement dans le cadre duquel la vitrine est présentée;
  • La connaissance du marché visé (adéquation artistes sélectionnés et professionnels présents);
  • La pertinence des outils de communication et de promotion pour favoriser les échanges entre les professionnels et les artistes sélectionnés;
  • Le processus de sélection des artistes;
  • L’entourage professionnel des artistes sélectionnés;
  • Le potentiel de retombées et les résultats découlant de la dernière édition, s’il y a lieu;
  • Le réalisme budgétaire et la diversité des sources de financement.

L’acceptation du projet est toujours assujettie à la capacité financière du demandeur de le mener à terme. À cet effet, il doit donner accès, sur demande, à ses livres comptables pour fins de vérification.

Conditions d’admissibilité

  • Le demandeur et les artistes visés par le projet doivent être canadiens.
  • Le projet doit viser plusieurs artistes liés à entreprises différentes (maisons de disques, de gérance, d’édition ou de production de spectacle) soutenues par le Fonds de la musique du Canada.
  • Règle générale, les artistes visés doivent avoir un enregistrement sonore commercialisé depuis au plus 24 mois au moment de la présentation de la vitrine ou à venir dans les 3 prochains mois.
  • Cet enregistrement sonore doit respecter les normes de contenu canadien et francophone et faire l’objet d’une distribution physique ou numérique reconnue par Musicaction ou être en licence avec une entreprise financée sous le programme Enveloppe de financement global. Il ne doit contenir aucun élément de violence ou d’exploitation sexuelle grave ou gratuite, ne pas être obscène, indécent, ou pornographique selon la définition du Code Criminel et ne pas être de nature haineuse, diffamatoire ou autrement illégale.
  • Le demandeur ne doit pas être en défaut de paiement.
  • Le demandeur doit fournir tous les documents requis pour constituer ou mettre à jour un dossier maître, notamment des états financiers rencontrant les normes en vigueur concernant les états financiers.
  • L’un des partenaires associés au projet doit avoir une expertise reconnue dans la production de vitrines musicales. 
  • Les artistes doivent avoir fait l’objet d’une invitation spécifique de la part du programmateur étranger.
  • S’il s’agit d’une sélection effectuée par un demandeur canadien, la pertinence et l’impartialité du processus de sélection doivent être démontrées.
  • Règle générale, les vitrines doivent avoir lieu à l’extérieur du Canada. Elles peuvent avoir lieu exceptionnellement au Canada si elles prennent place dans le cadre d’un événement d’importance non soutenu par Musicaction.

Délais de réalisation

Le projet doit être réalisé dans les neuf mois suivant son acceptation. Le dépôt du parachèvement final est exigible trois mois suivant la fin du projet.

Dépenses admissibles et non admissibles

Dépenses admissibles

  • Règle générale, les dépenses sont admissibles à compter du dépôt de la demande.
  • Les dépenses soumises lors de la demande sont assujetties à leur acceptation par Musicaction.
  • Les dépenses admissibles sont déterminées selon les prix qui ont cours sur le marché.
  • Règle générale, les coûts relatifs aux services fournis par le demandeur, sa société ou toute société apparentée dans le cadre du projet ne peuvent représenter plus de 25 % des dépenses admissibles. Musicaction peut exiger un descriptif de poste des employés pour lesquels des dépenses sont réclamées.
  • L’aide couvre les frais directs liés à l’organisation de la vitrine (coordination, technique, personnel et promotion) et ceux liés à la participation des délégués internationaux.
  • Les frais de séjour et de déplacement sont des dépenses admissibles selon les paramètres ci-après définis :

Frais de séjour et déplacement admissibles

Le demandeur doit utiliser en priorité les fournisseurs, services et produits canadiens lorsque possible. Lorsque les pièces à l’appui des dépenses réclamées n’indiquent pas le montant en devise canadienne, le taux de change utilisé est le taux moyen de la Banque du Canada en vigueur durant le déplacement.

Hébergement : la norme en matière de logement est la chambre individuelle dans des établissements commerciaux. Le remboursement, sur présentation des pièces, est fondé sur les montants maximum admissibles suivants : 150 $ / nuit au Canada et 300 $ / nuit à l’étranger.

Un demandeur qui, lors de son séjour, réside dans un logement particulier non-commercial peut toucher une aide pour un montant maximum admissible de 50 $ par nuit.

Transport : le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l’accessibilité. Les frais de transport local, ici et à l’étranger, ne sont pas admissibles, à l’exception des frais raisonnables engagés pour se rendre au terminus, à la gare où à l’aéroport. À cette fin, le transport en commun, les navettes ou les taxis doivent être privilégiés. Les frais de stationnement ne sont admissibles que s’ils sont moins élevés que les coûts liés à l’utilisation des autres moyens de transport, en tenant compte également du taux pour le kilométrage qui pourrait être réclamé le cas échéant.

Les frais et montants admissibles, remboursables sur présentation des pièces (déclaration pour usage d’un véhicule particulier), sont, selon le moyen utilisé, les suivants :

Avion : montant maximum admissible basé sur le tarif d’un billet en classe économique. Règle générale, cette dépense est admissible jusqu’à un mois précédant le dépôt la demande.

Train et autobus : montant maximum admissible basé sur le tarif d’un billet d’une classe supérieure à la classe économique, si disponible.

Location voiture : sauf pour le transport des artistes et musiciens en tournée de spectacles, le montant maximum admissible est basé sur le tarif de location d’une voiture de série intermédiaire. Les frais d’essence sont également remboursables.

Véhicule particulier : le maximum admissible pour l’usage d’un véhicule particulier est fixé à 0,50 $ le kilomètre. L’itinéraire emprunté doit être le plus direct, sûr et praticable. Un remboursement ne doit être demandé qu’à l’égard des distances qu’il est nécessaire de parcourir pour la réalisation des activités prévues à la demande.

Per diem : les indemnités versées pour couvrir les frais de repas, de transport local et les faux frais (communications, eau, pourboires…) durant un déplacement ou un séjour sont des coûts admissibles. Au titre du remboursement, les montants maximum admissibles sont les suivants : 100 $ / jour au national et 200 $ / jour à l’international.

Règle générale, les coûts sont admissibles sur déclaration du demandeur pour la période couvrant le séjour et le déplacement.

 

Dépenses non admissibles

  • Toutes dépenses réglées en argent comptant
  • Échange de services
  • Frais de déplacement des artistes et de leurs accompagnateurs
  • Frais de vérification, frais légaux, frais d’infraction
  • Taxes récupérables, impôts ou tous frais analogues
  • Frais d’intérêts sur les retards de paiement
  • Frais d’administration des fournisseurs

Dépôt de la demande

Le demandeur doit compléter le formulaire en format Excel, et le soumettre électroniquement, dûment nommé (Demandeur – Événement – EI) à l’adresse suivante : inscription [at] musicaction.ca. Les documents requis suivants à l’appui de la demande doivent être reçus six semaines avant l'événement :

  • L’onglet Déclarations du formulaire dûment signé par le demandeur ;
  • L’entente signée avec l’événement partenaire (incluant le nom des artistes sélectionnés);
  • L’entente signée avec chaque artiste présentant une vitrine;
  • Sur demande seulement, une copie des enregistrements sonores ou projets de titres numériques non financés par Musicaction.

Une demande incomplète sera jugée irrecevable et retournée au demandeur.

Lorsque le projet est accepté

  • Le budget révisé fait partie intégrante du contrat de financement.
  • Le financement gouvernemental total du projet, incluant Musicaction, ne peut excéder 100 % des coûts du projet.
  • Règle générale, un premier versement correspondant à 50% du montant accordé est fait à la signature du contrat. En cours de projet, un versement supplémentaire de 25 % peut être fait après examen des dépenses justifiant le premier versement. Le dernier versement est effectué après analyse du parachèvement.
  • Doivent apparaître à côté, mais distinctement, sur tout article promotionnel, matériel publicitaire, communiqué de presse, programme, page d’accueil du site Internet ou autre forme de communication écrite, imprimé ou en format électronique, le logo MUSICACTION et le mot-symbole CANADA, à moins que ce dernier ne s’y retrouve déjà. Si l’espace et les circonstances le permettent, la phrase de reconnaissance suivante doit également être ajoutée sur le site web du demandeur : « Ce projet a été rendu possible en partie grâce au gouvernement du Canada ». Un protocole de visibilité, dans lequel le demandeur s’engage à réaliser des actions de visibilité, fait également partie intégrante du contrat. Le logo MUSICACTION et le mot-symbole CANADA doivent être de taille, de durée et d’importance égales aux autres logos. Outre ce qui est précédemment mentionné, le demandeur s’engage à respecter toutes les obligations décrites à la section Mentions obligatoires et autres formes de reconnaissance.

Dépôt du parachèvement

  • Le demandeur doit, au plus tard trois mois suivant la fin du projet, soumettre par courriel à l’adresse para [at] musicaction.ca, son parachèvement en complétant le formulaire en format Excel transmis lors de l’acceptation du projet. Ce formulaire comporte un bilan des revenus et dépenses associés à la réalisation du projet, un tableau récapitulatif de chacune des dépenses encourues et un rapport d’activités.
  • Le parachèvement doit être explicite sur les retombées directes du projet pour les artistes sélectionnés. Musicaction se réserve le droit d’exiger du demandeur les résultats concrets de l’opération menée et ce, six mois ou plus après celle-ci.
  • Le demandeur doit également transmettre tous les documents suivants :
  • L’onglet Déclarations du formulaire dûment signé;
  • Une copie de la lettre d’acceptation de toute autre source de financement ;
  • Un dossier de presse de l’événement, s’il y a lieu;
  • Une copie des outils promotionnels développés, s’il y a lieu;
  • Les captations d’écrans fixes démontrant les activités web effectuées;
  • Contrats de publicités avec preuves de parution, s’il y a lieu;
  • Suite à l’analyse du parachèvement, le demandeur doit soumettre par la poste une copie de toutes les factures et preuves de paiement sélectionnées et exigées par l’administration.
  • Règle générale, ce premier échantillonnage de pièces correspond à 50 % du moindre de ces deux montants : Le total des dépenses soumises, présentées au bilan;
  • Le total des dépenses requises pour justifier le montant total de l’engagement, selon le pourcentage des dépenses couvertes par le programme.
  • Pour chaque pièce non recevable, le montant correspondant est non admissible et coupé du bilan. D’autres pièces peuvent alors être requises pour atteindre le niveau de vérification exigé et, selon le cas, il pourra atteindre 100 % des dépenses soumises au bilan.
  • Les originaux des factures et preuves de paiement doivent être conservés par le demandeur pendant une période de cinq ans suivant la fin du projet et sont exigibles en tout temps.
  • Les preuves de paiement acceptées sont :
  • Chèques compensés ou imagerie de chèques
  • Copies des chèques et relevé bancaire où apparaît la transaction
  • Paiement Internet et carte de débit : relevé bancaire
  • Paiement par carte de crédit : relevé mensuel de la carte

 

PROGRAMME 21-22 - Révision du 21-09-07

Prochaine date d'inscription

Chargée de projets

Nathalie Parent

nparent [at] musicaction.ca

Analyste principale

Anne-Cécile Roy

acroy [at] musicaction.ca