Procédure de parachèvement allégée
Mise en contexte
Avec l’objectif de mieux accompagner sa clientèle et de répondre à certains besoins exprimés dans le cadre de l’Évaluation du Fonds de la musique du Canada 2018-2023, Musicaction met en place une nouvelle procédure de parachèvement comportant plusieurs allégements des rapports finaux et de leur vérification. Ainsi, bien que le budget-bilan des dépenses prévues et réalisées sera toujours requis et analysé, les rapports finaux ne feront plus l’objet d’une vérification systématique des dépenses détaillées, tel que cela était le cas antérieurement avec près de 100 % des dossiers terminés qui étaient vérifiés, et cela, à 50 % minimalement des dépenses.
Cette nouvelle procédure s’applique à tous les programmes, à l’exception du programme Enveloppe de financement global et du Soutien à l’émergence – Aide à la production, dont les spécificités sont énoncées ci-bas.
Taux de vérification réduit et baisse de l’échantillonnage
La nouvelle procédure prévoit une vérification d’un taux minimal allant de 20 % à 30 % selon le programme visé, avec pour cible un échantillonnage minimal de 40 % du total des dépenses soumises pour chacun des dossiers.
| Programmes concernés | % minimal de vérification annuelle par programme | |
| Aides individuelles par projet | Production d’un album (AJU) Production et promotion de titres (ANU-CNU) Commercialisation nationale (CN) Commercialisation internationale (CI) Démarchage (DE) Développement des compétences (DC) Promotion collective nationale (PCN) Événement au Canada (EC) Événement à l’international (EI) Vitrines musicales (ICV) Mesure de soutien parental (MP) | 30 % des engagements |
| Enveloppe annuelle en Initiatives collectives | Dépôt global en Initiatives collectives (DGIC) | 20 % des bénéficiaires |
| Autres enveloppes annuelles | Développement de la carrière d’artistes, de compétences et d’affaires (DACA) Soutien aux entrepreneur.e.s et organismes de la musique œuvrant au sein des CLOSM francophones (SEOF) Soutien aux entrepreneur.e.s autochtones (SEA) | 30 % des bénéficiaires |
Règle générale, seuls les rapports finaux faisant l’objet d’une vérification devront inclure obligatoirement un tableau des dépenses détaillées complété.
Pour atteindre le taux minimal de vérification fixé pour chacun des programmes, des sélections ciblées et aléatoires seront effectuées.
Sélection des projets vérifiés
Les éléments suivants sont pris en compte pour la sélection des projets qui feront l’objet d’une vérification complète dans le cadre de ces programmes. D’abord, une sélection ciblée sera effectuée pour la clientèle répondant aux situations suivantes :
- Les nouveaux bénéficiaires, c’est-à-dire ceux et celles recevant une aide financière pour une première fois, tout programme confondu.
- Les bénéficiaires occasionnels, c’est-à-dire ceux et celles n’ayant reçu aucune aide dans les 5 dernières années seront également vérifié.e.s.
- Les bénéficiaires n’ayant pas été vérifié.e.s dans les 5 dernières années.
- Les nouveaux projets soutenus dans le cadre du programme Dépôt global en Initiatives collectives (DGIC).
- Les bénéficiaires cumulant des engagements annuels (année financière de Musicaction, soit du 1er avril au 31 mars) supérieurs à 40 000 $ dans les programmes de la section Aides individuelles par projet du tableau ci-dessus feront l’objet de vérifications.
- Les bénéficiaires ayant obtenu une cote non satisfaisante seront finalement vérifié.e.s. Cette cote sera établie pendant l’année financière en cours en fonction de plusieurs critères, notamment :
- Le pourcentage d’atteinte des montants d’engagements de la Fondation;
- La qualité des demandes et des parachèvements fournis (respect des délais, réactivité du demandeur à fournir les éléments requis, qualité de la complétion, réalisme des coûts, soit le pourcentage des coûts au rapport final versus ceux à la demande);
- La capacité financière du bénéficiaire d’après l’étude des états financiers, le cas échéant.
Par la suite, une sélection aléatoire sera effectuée sur l’ensemble des dossiers afin d’atteindre le taux minimal de vérification prévu pour chaque par programme.
Finalement, Musicaction pourra vérifier tout dossier dont les informations fournies lors de l’analyse du parachèvement présentent des irrégularités de tout ordre.
Règles particulières applicables à certains programmes
Soutien à l’émergence – Aide à la production (ANE)
Avec l’objectif de bien accompagner sa clientèle nouvelle et de garantir la compréhension des attentes de Musicaction pour de futures demandes dans d’autres programmes, les bénéficiaires devront obligatoirement compléter le Tableau des dépenses en plus du Bilan financier du projet. Cependant, la vérification des factures et preuves de paiement ne sera effectuée que si les informations fournies lors de l’analyse du rapport final présentent des irrégularités de tout ordre.
Enveloppe de financement global – Aide à l’entreprise (EFG)
Les spécificités de ce programme se retrouvent dans ses lignes directrices. Outre le maintien de la vérification interne des investissements de chacun des dossiers et du pourcentage minimal de 20% des entreprises dont le rapport final est vérifié annuellement par un vérificateur externe, une vérification supplémentaire en lien avec des éléments contractuels (redevances versées aux artistes, par exemple) peut s’ajouter.