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Événement au Canada

Descriptif

Ce programme a pour principal objectif de stimuler la programmation d’artistes canadiens dans le cadre d’événements en chanson francophone d’envergure au Canada pour favoriser le développement de leur carrière professionnelle. Il peut également s’agir d’événements en musique spécialisée qui répondent aux objectifs et aux critères ci-après énoncés.

Ces événements doivent avoir une portée significative en regard des autres événements en musique dans leur région et procurer d’importantes retombées médiatiques, y compris à l’extérieur de leur région. Ils doivent également avoir développé un volet professionnel important par le biais d'activités pros organisées.  Finalement, l'événement doit se dérouler de façon continue, sans interruption.


Les événements auparavant desservis par les programmes Accès à la scène Québec (Volets 1 et 2) et Vitrines musicales – Volet 4 – Événements en chanson francophone dans la francophonie canadienne peuvent désormais déposer dans le cadre de ce programme.


 

Qui peut demander?

  • Événement ou organisme au Québec
  • Événement ou organisme de la francophonie canadienne

Dépôt global

Les organismes qui bénéficiaient du statut d’Événements reconnus et d’Événements de type Contact en 20-21 sous les programmes Accès à la scène Québec – Volet 1 et Vitrines musicales – Volet 4 pourront déposer une demande globale en 2021-2022 pour les activités suivantes :

  • Événements au Canada

    • Accueil de professionnels internationaux dans le cadre d’événements canadiens – Mesures intégrées pour les événements en chanson francophone au Canada
    • Accueil et promotion des artistes de la francophonie canadienne – Mesure intégrée pour les événements en chanson francophone au Québec
  • Projets d’intégration
  • Projets de perfectionnement

Ces organismes seront contactés directement par Musicaction pour l’obtention du formulaire de dépôt global.

Aide maximale

Programmation : L’aide maximale pour cette activité peut atteindre 85 000 $ par événement pour les événements francophones, 30 000 $ pour les événements en musique spécialisée. Cependant, tout nouvel événement admissible au programme est limité à 15 000 $ à sa première année d’aide.

Accueil de professionnels internationaux : Une aide supplémentaire peut être octroyée pour l’accueil de professionnels internationaux au Canada dans le cadre des événements en chanson francophone, afin qu’ils puissent voir les artistes canadiens en prestation dans les meilleures conditions possibles et devant leur public. Il se veut un incitatif à l’ajout et au renouvellement des professionnels internationaux invités dans le cadre d’un événement, tout en offrant la possibilité d’ajouter ou d’améliorer les outils ou activités permettant de maximiser la présence des professionnels internationaux et ainsi accroître les retombées pour les artistes canadiens pouvant aller jusqu’à 20 000 $.

Accueil et promotion des artistes de la francophonie canadienne : Un événement en chanson francophone qui a lieu au Québec peut recevoir une aide supplémentaire pouvant atteindre 5 000 $ pour la réalisation d’une activité spécifique de promotion visant au minimum deux artistes de la francophonie canadienne auprès des professionnels présents à son événement. À cette mesure s’ajoute une aide aux cachets d’un maximum de 5 000 $ pour les artistes de la francophonie canadienne programmés dans le cadre de l’événement au Québec. L’aide est de 75 % des coûts du cachet pour un montant maximum de 1 000 $ par artiste.

Les aides ne peuvent excéder 75 % des coûts acceptés ou des coûts admissibles réels si ceux-ci s’avèrent moindres. Le financement est assujetti à la disponibilité des fonds.

Évaluation des projets et attribution de l’aide

Les demandes sont évaluées selon une grille tenant compte des éléments suivants :

  • Nombre d’artistes canadiens francophones et leur prépondérance dans la programmation;
  • Nombre d’artistes des communautés francophones en situation minoritaire lors de la dernière édition;
  • L’auditoire de l’événement en tenant compte du lieu géographique de celui-ci (impact sur la population) et efforts visant le développement de public;
  • Portée de l’événement (locale, régionale, nationale ou internationale);
  • Impact médiatique de l’événement sur les artistes qui s’y produisent;
  • Démonstration de retombées directes pour les artistes programmés lors de la dernière édition, pour les événements de types « Contact »;
  • Équité entre les régions et les grands centres;
  • Nombre et diversité des professionnels canadiens et étrangers présents;
  • Évolution globale de l’événement au cours des dernières années;
  • Stratégie de développement de l’événement à l’échelle nationale et internationale;
  • Effet structurant de l’événement dans son créneau musical;
  • Équité entre les différents créneaux musicaux;
  • Projets spéciaux ponctuels;
  • Historique du financement à Musicaction.

L’acceptation du projet est toujours assujettie à la capacité financière du demandeur de le mener à terme. À cet effet, il doit donner accès, sur demande, à ses livres comptables pour fins de vérification.

Conditions d’admissibilité

Outre les éléments énumérés dans le descriptif du programme, les conditions d'admissibilité suivantes doivent être rencontrées:

  • Le demandeur doit être canadien.
  • Le demandeur ne doit pas être en défaut de paiement.
  • Le demandeur doit fournir tous les documents requis pour constituer ou mettre à jour un dossier-maître, notamment des états financiers rencontrant les normes en vigueur concernant les états financiers.
  • Avoir été financé au cours des années 19-20 et 20-21 par Musicaction, à l’exception des événements réalisés par des groupes minoritaires (communautés autochtones, communautés francophones en situation minoritaire ou minorités visibles) qui font partie des priorités et des politiques publiques sur la diversité et l’inclusion.


En raison de la situation exceptionnelle causée par la pandémie, Musicaction sursoit pour l’année 21-22 à l’application des autres critères d’admissibilité relatifs à la programmation des artistes, qui devraient normalement être en vigueur afin de déterminer si un événement est éligible ou non.


 

Délais de réalisation

L’événement visé par la demande doit avoir lieu dans les douze mois suivant celle-ci.

Dépenses admissibles et non admissibles

Dépenses admissibles

  • Les dépenses soumises lors de la demande sont assujetties à leur acceptation par Musicaction.
  • Les dépenses admissibles sont déterminées selon les prix qui ont cours sur le marché.
  • Règle générale, les coûts relatifs aux services fournis par le demandeur, sa société ou toute société apparentée dans le cadre du projet ne peuvent représenter plus de 25 % des dépenses admissibles. Musicaction peut exiger un descriptif de poste des employés pour lesquels des dépenses sont réclamées.
  • L’aide couvre les dépenses relatives aux cachets, aux frais de séjour et aux déplacements des artistes, à l’accueil des professionnels et à la promotion. Les frais de séjour et de déplacement sont des dépenses admissibles selon les paramètres ci-après définis :

Frais de séjour et déplacement admissibles

Le demandeur doit utiliser en priorité les fournisseurs, services et produits canadiens lorsque possible. Lorsque les pièces à l’appui des dépenses réclamées n’indiquent pas le montant en devise canadienne, le taux de change utilisé est le taux moyen de la Banque du Canada en vigueur durant le déplacement.

Hébergement : la norme en matière de logement est la chambre individuelle dans des établissements commerciaux. Le remboursement, sur présentation des pièces, est fondé sur les montants maximum admissibles suivants : 150 $ / nuit au Canada et 300 $ / nuit à l’étranger.

Un demandeur qui, lors de son séjour, réside dans un logement particulier non-commercial peut toucher une aide pour un montant maximum admissible de 50 $ par nuit.

Transport : le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l’accessibilité. Les frais de transport local, ici et à l’étranger, ne sont pas admissibles, à l’exception des frais raisonnables engagés pour se rendre au terminus, à la gare où à l’aéroport. À cette fin, le transport en commun, les navettes ou les taxis doivent être privilégiés. Les frais de stationnement ne sont admissibles que s’ils sont moins élevés que les coûts liés à l’utilisation des autres moyens de transport, en tenant compte également du taux pour le kilométrage qui pourrait être réclamé le cas échéant.

Les frais et montants admissibles, remboursables sur présentation des pièces (déclaration pour usage d’un véhicule particulier), sont, selon le moyen utilisé, les suivants :

  • Avion : montant maximum admissible basé sur le tarif d’un billet en classe économique. Règle générale, cette dépense est admissible jusqu’à un mois précédant le dépôt la demande.
  • Train et autobus : montant maximum admissible basé sur le tarif d’un billet d’une classe supérieure à la classe économique, si disponible.
  • Location voiture : sauf pour le transport des artistes et musiciens en tournée de spectacles, le montant maximum admissible est basé sur le tarif de location d’une voiture de série intermédiaire. Les frais d’essence sont également remboursables.
  • Véhicule particulier : le maximum admissible pour l’usage d’un véhicule particulier est fixé à 0,50 $ le kilomètre. L’itinéraire emprunté doit être le plus direct, sûr et praticable. Un remboursement ne doit être demandé qu’à l’égard des distances qu’il est nécessaire de parcourir pour la réalisation des activités prévues à la demande.
  • Per diem : les indemnités versées pour couvrir les frais de repas, de transport local et les faux frais (communications, eau, pourboires…) durant un déplacement ou un séjour sont des coûts admissibles. Au titre du remboursement, les montants maximum admissibles sont les suivants : 100 $ / jour au national et 200 $ / jour à l’international.

Règle générale, les coûts sont admissibles sur déclaration du demandeur pour la période couvrant le séjour et le déplacement, sujet, au titre du remboursement, aux durées maximales prévues aux différents programmes.

Lorsque des per diem sont réclamés pour les artistes, musiciens et techniciens en lien avec la présentation de spectacles au Canada et à l’étranger, les pièces attestant le versement à ces personnes des montants réclamés pourront être exigées, conformément aux règles entourant les parachèvements (pour les artistes admissibles au financement en Vitrines musicales, voir les modalités spécifiques au volet visé). Pour une tournée au national, l’aide est admissible le jour de chaque représentation de même que pour les journées de déplacement, lorsque la série de spectacles est en continu.

Dépenses non admissibles

  • Toutes dépenses réglées en argent comptant
  • Échange de services
  • Frais de vérification, frais légaux, frais d’infraction
  • Taxes récupérables, impôts, cotisations ou tous frais analogues
  • Frais d’intérêts sur les retards de paiement
  • Frais d’administration des fournisseurs

Dépôt de la demande

Le demandeur doit compléter le formulaire en format Excel, et le soumettre électroniquement à l’adresse suivante : inscription [at] musicaction.ca. Les documents requis suivants à l’appui de la demande doivent être reçus à la date limite d’inscription. Toute demande incomplète sera retournée au demandeur :

  • Dépôt par projet : L’onglet Déclarations et Renseignements dûment signé, les onglets Informations sur le projet, Budget-Bilan et Artistes dûment complétés;
  • Dépôt global : L’onglet Déclarations et Renseignements dûment signé, les onglets Informations sur les activités, Événement au Canada, Artistes ou Participants et Professionnels dûment complétés, ainsi que les onglets Intégration et/ou Perfectionnement, le cas échéant;
  • Tout autre document exigé dans l’onglet Déclarations et renseignements.

Lorsque le projet est accepté

  • Le budget révisé fait partie intégrante du contrat de financement.
  • Le financement gouvernemental total du projet, incluant Musicaction, ne peut excéder 100 % des coûts du projet.
  • Règle générale, un premier versement correspondant à 50% du montant accordé est fait à la signature du contrat. Le dernier versement est effectué après analyse du parachèvement.
  • Le contrat de financement comporte une annexe incluant un échéancier de travail ainsi que certaines obligations de produire des documents en cours d’année.
  • Doivent apparaître à côté, mais distinctement, sur tout article promotionnel, matériel publicitaire, communiqué de presse, programme, page d’accueil du site Internet ou autre forme de communication écrite, imprimé ou en format électronique, le logo MUSICACTION et le mot-symbole CANADA, à moins que ce dernier ne s’y retrouve déjà. Si l’espace et les circonstances le permettent, la phrase de reconnaissance suivante doit également être ajoutée sur le site web du demandeur : « Ce projet a été rendu possible en partie grâce au gouvernement du Canada ». Un protocole de visibilité, dans lequel le demandeur s’engage à réaliser des actions de visibilité, fait également partie intégrante du contrat. Le logo MUSICACTION et le mot-symbole CANADA doivent être de taille, de durée et d’importance égales aux autres logos. Outre ce qui est précédemment mentionné, le demandeur s’engage à respecter toutes les obligations décrites à la section Mentions obligatoires et autres formes de reconnaissance.

 

Dépôt du parachèvement

À moins d’indication contraire, le demandeur doit, au plus tard trois mois suivant la fin de l’événement et au plus tard le 1er mars 2022, soumettre par courriel à l’adresse para [at] musicaction.ca, son parachèvement en complétant le formulaire en format Excel transmis lors de l’acceptation du projet. Ce formulaire comporte un bilan des revenus et dépenses associés à la réalisation du projet, un tableau récapitulatif de chacune des dépenses encourues et un rapport d’activités. Le demandeur doit également transmettre tous les documents suivants :

  • L’onglet Déclarations et renseignements du formulaire dûment complété et signé;
  • La section parachèvement de l’onglet Information sur les activités (dépôt global) ou Projet (dépôt par projet);
  • Les onglets Événement au Canada ou Budget et Bilan, Artistes, Professionnels et Tableau des dépenses;
  • Les onglets Intégration et/ou Perfectionnement, s’il s’agit d’un dépôt global avec plusieurs projets;
  • Le dossier de presse de l’événement ;
  • Le programme officiel de l’édition ;
  • Tout autre document ou matériel promotionnel exigé en fonction des différents programmes.
  • Suite à l’analyse du parachèvement, le demandeur doit soumettre une copie de toutes les factures et preuves de paiement sélectionnées et exigées par l’administration.
  • Règle générale, ce premier échantillonnage de pièces correspond à 50 % du moindre de ces deux montants :
    • Le total des dépenses soumises, présentées au bilan;
    • Le total des dépenses requises pour justifier le montant total de l’engagement, selon le pourcentage des dépenses couvertes par le programme.
  • Pour chaque pièce non recevable, le montant correspondant est non admissible et coupé du bilan. D’autres pièces peuvent alors être requises pour atteindre le niveau de vérification exigé et, selon le cas, il pourra atteindre 100 % des dépenses soumises au bilan.
  • Les originaux des factures et preuves de paiement doivent être conservés par le demandeur pendant une période de cinq ans suivant la fin du projet et sont exigibles en tout temps.
  • Les preuves de paiement acceptées sont :
    • Chèques compensés ou imagerie chèques
    • Copies des chèques et relevé bancaire où apparaît la transaction
    • Paiement Internet et carte de débit : relevé bancaire
    • Paiement carte de crédit : relevé mensuel de la carte

Programme 21-22 - Révision du 21-03-15